الف) حوزه مدارک پزشکی

۱- طراحی، توسعه، استقرار بروزآوری سیستم های مورد نیاز در زمینه تشکیل، گردش،کنترل و بایگانی مدارک پزشکی

۲- پیگیری انجام کلیه مکاتبات و ارسال/ دریافت اسناد ومدارک پزشکی مورد نیاز توسط واحد دبیرخانه بیمارستان به/ از ارگانها و نهادها

۳- ثبت، ضبط، نگهداری و اخذ رضایت معالجه و عمل جراحی از بیمار

۴- برنامه ریزی و اقدام به منظور در اختیار قراردادن تصویر مدارک پزشکی بیمار حسب تقاضای وی یا نماینده قانونی او یا سایر افراد مجاز،جهت ارائه به سازمانهای مختلف

۵- مشارکت و تعامل در برنامه ریزی، هماهنگی و مدیریت تشکیل کمیته اسناد و مدارک پزشکی بیمارستان و پیگیری انجام وظایف و مسئولیت ها و دستور جلسات کمیته اسناد و مدارک پزشکی و ارائه گزارشها و اطلاعات در زمینه پیشرفت فعالیت های مرتبط به افراد و مراجع ذیربط

۷- انجام کلیه فعالیت ها و اقدامات لازم به منظور کنترل و بررسی پرونده های بیماران از نظر کیفی و کمی و احصاء نواقص و کاستی های اطلاعاتی در آنها و ارجاع پرونده های ناقص به بخش های بالینی و... پیگیری جهت رفع این نواقص

۸- انجام کلیه برنامه ریزی ها و اقدامات لازم جهت تفکیک و بایگانی پرونده هایی که از نظر کمیت و کیفیت اطلاعات کامل می باشند مطابق با رویه ها و دستورالعمل های مشخص پس از مرحله کد گذاری پرونده ها

۹- تهیه و به روزآوری نسخه های پشتیبان( Back – up) از پرونده های الکترونیکی بیماران و انجام اقدامات و فعالیت های لازم به منظور اجرای روش ها و دستورالعمل های مرتبط

۱۰- انجام کلیه امورمربوط به انتقال پرونده ها از بایگانی فعال به بایگانی راکد مطابق دستورالعمل، استاندارها و الزامات

۱۱- نظارت مستمر برفضای فیزیکی و الکترونیکی بایگانی پرونده ها و پیگیری اجرای اقدامات لازم جهت حفظ و افزایش سطح امنیت وایمنی فضای بایگانی پرونده ها

ب) حوزه آمار و کد گذاری

۱- طراحی، توسعه، استقرار و به روزآوری رویه های مناسب جهت جمع آوری اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه شاخص های آماری بیمارستانی

۲- بررسی و مطالعه اطلاعات آماری شامل اطلاعات جمع آوری شده از طریق فرم های کاغذی و اطلاعات ایجاد شده در سیستم HIS بر اساس مبانی علمی و روش های آماری و استخراج و محاسبه شاخص های آماری بیمارستان

۳- انجام کلیه اقدامات و فعالیت های لازم در زمینه انتشار شاخص های آماری و گزارش های تحلیلی و مقایسه ای به صورت دوره ای و موردی،در قالب گزارش های تحلیلی کاغذی، فایل های الکترونیکی، دفترچه های آماری، نشریه های داخلی و.... ارسال آنها به مراکز و مراجع ذیربط

۴- انجام کلیه مطالعات، برنامه ریزی ها، اقدامات و پیگیری های لازم جهت مکانیزه کردن کامل فرآیند جمع آوری اطلاعات، تحلیل و استخراج شاخص ها و انتشار شاخص های آماری با استفاده از فناوری اطلاعات و شبکه اینترنت و سیستم HIS با همکاری گروه فناوری اطلاعات

۵- انجام فعالیت ها و اقدامات لازم در زمینه کد گذاری فعالیت های تشخیصی و درمانی و عمل های جراحی صورت گرفته بر اساس کتاب های ICD-۹ CM , ICD-۱۰